Как выбрать сервис для управления торговлей в интернет-магазине
10 июля 2018, Аскар Рахимбердиев, МойСклад

Как выбрать сервис для управления торговлей в интернет-магазине

Сделать интернет-магазин — полдела. Нужно, чтобы он приносил прибыль. Для этого одновременно с запуском собственного бизнеса владельцу нужно подключить сервис для управления торговлей — бэк-офис.

Бэк-офис — это удобный инструмент, который всегда будет работать с вашим сайтом и позволит в автоматическом режиме:

  • вести учет товаров и остатков;
  • управлять ассортиментом;
  • анализировать продажи, клиентов и финансы;
  • оформлять документы, в том числе кассовые чеки;
  • управлять сразу несколькими каналами продаж.

В этом материале выбираем правильный бэк-офис по 4 критериям.

Бэк-офис — это удобный инструмент, который всегда будет работать с вашим сайтом и позволит в автоматическом режиме

1. Совпадение всех характеристик товара в бэк-офисе и на сайте

Бэк-офис должен поддерживать в актуальном состоянии все то, что о товаре сообщает ваш сайт: модификации, размеры, статус заказа. Это называется синхронизация.

Из бэк-офиса на сайт отправляются товары и остатки, а с сайта в бэк-офис — заказы. Как только на сайте появляется заказ, товар резервируется в бэк-офисе. Если товар раскупили — его не видно в интернет-магазине. В свою очередь, если к вам поступил товар и вы отразили это в сервисе, то при синхронизации с интернет-магазином товар появится на сайте.

Для успешной синхронизации важно, чтобы характеристик товара на сайте и в бэк-офисе совпадали. Характеристика — это цвет, размер, все, что отличает товар в рамках одного артикула.

Например, у вас есть 15 футболок одной модели, но разного цвета. Вы показали на сайте красные, зеленые, синие, оранжевые и голубые футболки. После этого решили подключить бэк-офис. Если в сервисе вы не сможете/забудете прописать цвет (поля «цвет» нет или оно пустое) и включите синхронизацию с сайтом, учет исказится и информация о цвете футболок исчезнет.

Если все совпадает, сайт и бэк-офис можно без проблем синхронизировать, причем даже автоматически. Автосинхронизация настраивается на разные интервалы — от минуты. Сделайте это и забудьте про ручную коррекцию заказов и остатков.

2. Быстрая синхронизация и резерв товара

Нет ничего хуже для e-commerce, чем разочарованный и поклявшийся больше не вернуться покупатель. Такие случаи происходят, когда магазин сначала подтвердил наличие товара, даже принял оплату, а потом сообщил, что товара нет.

Как все должно работать, чтобы помочь магазину избежать ошибок? С момента заказа до подтверждения количество товара на сайте должно уменьшиться или, если он последний, то позиция должна вообще пропасть, а в бэк-офисе — попасть в резерв. После этого сотрудник проверяет наличие необходимой позиции и подтверждает заказ.

Товар лежит на складе, но продать его нельзя. Резерв с товаров снимается автоматически, когда по заказу проходит отгрузка. Либо же его можно снять вручную, если заказ не выкупили. В таком случае при следующей синхронизации с сайтом товар будет снова доступен для заказа.

3. Поддержка подключения онлайн-касс

1 июля 2018 года вторая волна предпринимателей перешла на онлайн-кассы. Если вас это тоже касается, то и сервис для торговли нужно выбирать с поддержкой 54-ФЗ. Для интернет-магазина есть три варианта решения задачи.

  • Аренда интернет-кассы. Вы платите помесячную абонентскую плату и за это получаете возможность пользоваться кассой, которая находится в серверной у производителя ККТ. При поступлении оплаты к вам на счет онлайн-касса будет автоматически высылать чек покупателю по email или телефону, указанному при оформлении заказа.
  • Подключение к платежному агенту. Это компании, которые имеют право принимать платежи от физических лиц. С предпринимателей они берут определенный процент за эти транзакции. Платежные агенты предлагают специальную услугу для 54-Ф — автоматическая отправка чека покупателю при поступлении онлайн-платежа. В этом случае вам придется платить агенту и за прием платежей, и за такую услугу.
  • Связка кассы и кассового ПО. Если первые два способа вам не подходят, нужно купить недорогую онлайн-кассу. Также это самый простой и выгодный вариант, если у вас уже есть касса, например, для розничного магазина. Ее можно использовать и для торговли в интернете — закон этого не запрещает.

    Схема выглядит так: заказ с сайта попадает в бэк-офис, продавец обрабатывает его и пробивает бумажный чек. Он уходит и в ОФД, и покупателю на указанные email и телефон на сайте. Получается, что вы пробиваете чеки вручную, но не платите большие деньги за интернет-кассу или платежному агенту. Этот способ удобен и для курьерской доставки: вы можете снабдить сотрудника смартфоном и небольшой онлайн-кассой на батарейках, установить кассовое ПО  и пробивать чеки «в полях» в момент расчета с покупателем.

4. Простота в использовании и поддержка 24/7

Сейчас время облачных сервисов. Они доступны через интернет, не требуют установки на ПК и помощи ИТ-специалиста. Главное преимущество облаков — мобильность. Находясь в любой точке мира, вы будете знать все, что происходит в бизнесе: открыта ли смена в магазине, какая торговая точка и кассир работают лучше/хуже, сколько денег в кассе и какой товар на исходе. Также облака не привязывают пользователя к конкретному устройству — выбирайте сами, с чего вам удобнее работать: стационарный ПК, ноутбук, планшет или смартфон. Чтобы пользоваться всеми этими преимуществами, ваш бэк-офис должен быть облачным.

Чем проще сервис, тем лучше, ведь работать в нем не только вам, но и продавцам, которые, возможно, не очень технически подкованы. Убедитесь, что в свободном доступе есть обучающие материалы, ролики, подсказки, интерактивное обучение. Наличие бесплатной техподдержки 24/7  крайне важно.

***

Владельцы магазинов на Эквиде могут управлять продажами, закупками, складом, финансами, клиентами и поставщиками с помощью облачного сервиса для управления торговлей МойСклад. Подключите приложение (доступно на плане Business и выше) и попробуйте все возможности системы. Будет особенно полезно магазинам с большим количеством товаров.

МойСклад работает с любого устройства, в том числе со смартфона, совместим с торговым оборудованием и соответствует требованиям закона об онлайн-кассах (54-ФЗ).

Об авторе
Аскар Рахимбердиев — руководит компанией МойСклад и определяет её стратегию. Начал заниматься разработкой ПО более 20 лет назад, сразу после окончания Московского Авиационного Института. До старта собственного проекта Аскар отвечал за разработку SaaS-решений для заказчиков из энергетического сектора в компании Aspect Enterprise Solutions, а также руководил проектами в одной из ведущих российских аутсорсинговых компаний Auriga.