Закон 54-ФЗ об онлайн-кассах: что делать интернет-магазинам
23 января 2018, Андрей Завьялов, Кнопка

Закон 54-ФЗ об онлайн-кассах: что делать интернет-магазинам

Начиная с 2017 года предприниматели должны начать работать с онлайн-кассами. Такие кассы через интернет передают электронные копии чеков в налоговую. Нововведение касается всех: услуги, розничную торговлю, интернет-магазины и даже тех, кто раньше работал совсем без кассы. Об этом говорится в законе 54-ФЗ о контрольно-кассовой технике, который обновили в июле 2016 года.

Рассказываем, что такое онлайн-кассы, чем они отличаются от старых, и что теперь делать интернет-магазинам, чтобы не нарушать закон.

Что такое онлайн-касса и зачем нужна

Онлайн-касса — это касса со встроенным фискальным накопителем. Это прибор, с помощью которого налоговая получает информацию о всех операциях в режиме реального времени через интернет. Раньше данные из кассы совсем не попадали в налоговую. Поэтому к тем, кто пользовался кассой, чиновники могли неожиданно наведаться с кассовыми проверками.

Многие страны уже давно используют обмен данными онлайн. Например, Белоруссия, Болгария, Канада, Швеция, Сербия, Черногория и Хорватия.

Смысл онлайн-кассы — передача информации о всех продажах в налоговую

Для работы новой кассы нужен постоянный доступ к интернету. Налоговая простит проблемы со связью в пределах 30 дней, если больше — блокировка фискального накопителя. И не забывайте, что кассовая смена не может длиться дольше 24 часов — за это тоже блокируют.

Сам накопитель нужно менять каждые 13 месяцев для ОСНО и раз в 3 года для УСН, ЕНВД и патента. Если вы на УСН, ЕНВД или патенте и успели купить и зарегистрировать накопитель сроком годности 13 месяцев — ничего страшного, используйте до конца, а потом покупайте на 36 месяцев. Если не успели зарегистрировать — рекомендуем поменять накопитель или перед регистрацией уточнить этот момент в налоговой, чтобы получить письменное подтверждение ваших дальнейших действий.

Выбрасывать их нельзя 5 лет.

Онлайн-кассы формируют сразу бумажные и электронные чеки, которые должны содержать наименование товара, QR-код и ссылку на сервис, который проверяет чеки. Можно отправить покупателю чек по электронной почте или смс.

Плюсы новой кассы:

  • Больше не нужно вести кассовый журнал — контроль выручки через интернет.
  • Автоматическая проверка ошибок при расчёте по кассе.
  • Онлайн-чек равен печатному, не страшно потерять бумажный документ.

Как работает онлайн-касса

После установки онлайн-кассы процесс оформления покупки будет таким:

  1. Покупатель оплачивает товар наличными или банковской картой. Продавец сканирует штрих-код на товаре или вручную набивает цену.
  2. Внутри фискального накопителя формируется кассовый чек.
  3. Накопитель передаёт данные покупки оператору фискальных данных (ОФД — это организация, созданная специально для обработки и передачи данные в налоговую).
  4. Оператор проверяет их и фиксирует. Если всё нормально, отправляет обратно информацию о том, что данные приняли. Это занимаем около полутора секунд.
  5. Фискальный накопитель формирует и печатает кассовый чек.
  6. Кассовый чек должен иметь QR-код (там зашифрована информация о товаре и его стоимости) и ссылку на сервис, который проверяет чеки. Там же нужно обязательно указывать наименование товара, поэтому настроить работу кассы и программного обеспечения надо заранее.

    Любой покупатель может проверить, соответствует ли сумма и другие данные на кассовом чеке тому, что продавец отправил в налоговую. Для этого надо перейти по ссылке на чеке. Любое расхождение может послужить поводом для проверки.

  7. Покупателю передаётся чек в двух видах: в обычном бумажном и в электронном на адрес электронный почты, если её указали при покупке.

Схема работы онлайн-кассы

Схема работы онлайн-кассы. Источник: belinfonalog.ru

Что делать интернет-магазину

Интернет-магазину онлайн-касса тоже нужна. Какая именно, зависит от способа приема платежей.

Если принимаете только онлайн-платежи

Вам не нужно печатать бумажный чек, но отправлять данные в налоговую и высылать клиенту электронный чек нужно.

Есть особые кассы, которые автоматически получают информацию с сайта. Они были и раньше, но мало кто ими пользовался, потому что они не так популярны и не так много производителей таких аппаратов. Теперь такие кассы выпускают:

Каждая продажа автоматически проходит по такой кассе и попадает к оператору фискальных данных. Когда покупатель оплачивает на сайте товар или услугу, касса формирует электронный чек. Передавайте его покупателю на электронную почту или на телефон — такой чек равен бумажному.

Пример электронного чека с QR-кодом

Пример электронного чека с QR-кодом

Некоторые платежные системы также берут на себя отправку данных о покупках в налоговую, используя ИНН продавца. Например, так делают:

Эти и другие платёжки работают в магазине на Эквиде.

Чтобы платёжные системы могли передавать данные по продажам в налоговую, нужно купить или взять в аренду онлайн-кассу (либо подключить облачную онлайн-кассу без покупки физического оборудования). Исключение — инструмент «Робочеки» от Робокассы.

Читайте подробнее о способах подключения онлайн-кассы в интернет-магазине.

Если принимаете платежи офлайн

Магазинам, которые используют для доставки курьерскую службу или отправляют заказы наложенным платежом через Почту России, покупать кассу не нужно. Курьерка и Почта России берут обязанность отправки данных налоговой и выдачу чека клиенту на себя.

Устанавливать новую кассу точно придётся, если у вас есть офлайн точка продаж или вы доставляете товары собственными курьерами.

Если принимаете платежи на расчетный счет

Если ваши покупатели переводят вам деньги со своего расчётного счёта на ваш, деньги приходят без карт, эквайрингов и онлайн-сервисов — касса совсем не нужна.

Когда надо переходить на онлайн-кассу

Переход начался с 1 июля 2017 года. Поэтому вы уже должны использовать онлайн-кассу.

Отсрочку до 1 июля 2021 года получают:

  • ИП без наёмных работников, которые продают товары собственного производства или оказывают услуги;
  • самозанятые.

Отдельно есть перечень видов деятельности, для которых онлайн-касса не нужна, но там нет почти ничего подходящего для интернет-магазинов. Все остальные уже обязаны передавать в налоговую электронный чек по каждой продаже.

Как перейти на онлайн-кассу

Если вы никогда не пользовались кассой

  1. Купите и установите SSL сертификат
    Некоторые платежные системы не подключат интернет-магазин без сертификата. А ещё он нужен, чтобы мошенники не украли данные карт покупателей. Читайте подробнее, зачем нужен и где купить SSL сертификат для интернет-магазина.
  2. Купите и установите онлайн-кассу

    Проверьте, чтобы модель была в государственном реестре, иначе её не зарегистрируют. Варианты: pos-системы с новыми фискальными накопителями от LiteBox, онлайн-касса от МоегоСклада, МодульКассаы, Эвотора.

    Если принимаете оплату онлайн, подключитесь к Яндекс.Кассе или другой платежной системе, которая умеет отправлять чеки в налоговую.

    Если платежи наличными не принимаете, последующие шаги пропустите.

  3. Выберите оператора фискальных данных и заключите с ним договор

    На просторах интернета найдёте много компаний, но выбирайте из реестра. Пример операторов, к которым можно обратиться: Калуга-Астрал, Энергетические системы и коммуникации, Такском, Эвотор ОФД, Яндекс.ОФД, ПЕТЕР-СЕРВИС Спецтехнологии.

    Оператор хранит данные на своих серверах и по запросу передаёт их в налоговую. Передача данных из кассы в налоговую — платная услуга, стоимость зависит от оператора.

  4. Зарегистрируйте кассу в налоговой, заполнив заявление в инспекции или в личном кабинете на сайте ФНС

    Рекомендуем это сделать заранее, чтобы не пришлось останавливать бизнес, пока вы снимаете с учёта старую кассу и устанавливаете новую. Для подачи заявления через интернет понадобится электронная подпись (её выпускают и устанавливают компании, аккредитованные в Минкомсвязи). Если подписи нет, придётся ездить в налоговую 3 раза.

    Будьте внимательны при заполнении заявления — если ошибётесь, придётся покупать новый накопитель, потому что любая ошибка в регистрации критична и блокирует его работу. Можно поручить это дело компании, которая устанавливает фискальный накопитель, или Кнопке, если вы наш клиент.

  5. Установите кассу

    Настраивайте работу кассы и программного обеспечения заранее. Сначала подключите кассу к компьютеру и к интернету. Некоторые кассы умеют настраиваться сами. Если у вас не такая, установите драйверы по инструкции.

    Касса попросит заполнить номера фискального накопителя и кассы, адрес, систему налогообложения, параметры доступа к оператору фискальных данных. Параметры доступа — это адрес шлюза и специальный код, их выдаёт оператор фискальных данных при регистрации.

    После касса напечатает первый чек — отчёт о регистрации. В нём найдёте фискальный признак, который нужно подтвердить в налоговой. Это можно сделать в личном кабинете, если есть электронная подпись.

    После этого налоговая окончательно зарегистрирует кассу, поставит об этом отметку и отправит данные к оператору фискальных данных, чтобы проверить связь с кассой. Если всё пройдёт успешно, касса готова к работе.

Если касса у вас уже есть

  1. Уточните в центре технического обслуживания вашей кассы, можно ли установить в неё фискальный накопитель. Если нет, купите новую кассу. Проверьте, чтобы модель была в государственном реестре, иначе её не зарегистрируют.
  2. Пройдите шаги с 3 по 5 из предыдущего списка.

Будьте внимательны при заполнении заявления — если ошибётесь, придётся покупать новый накопитель, потому что любая ошибка в регистрации критична и блокирует его работу. Можно поручить это дело компании, которая устанавливает фискальный накопитель, или Кнопке, если вы наш клиент.

Что будет, если ничего не делать

Если не поменяете кассу вовремя, придется платить штраф. Для ИП  от 25% до 50% от суммы, непробитой по кассе, но не меньше 10 000 ₽. Для ООО — от 75% до 100%, но не меньше 30 000 ₽.

Если касса не зарегистрирована или не соответствует требованиям, штраф для ИП  от 1 500 до 3 000 ₽, для ООО — от 5 000 до 10 000 ₽.
А ещё оштрафуют, если откажетесь выслать клиенту электронный чек: ИП на 2 000 ₽, ООО на 10 000 ₽.

***

Подключайтесь к Кнопке, чтобы поручить переход на новые кассы нам. У нас есть надёжные партнёры, через которых мы выпустим для вас электронную подпись. Наши специалисты подберут кассу и оператора фискальных данных, проверят договоры и помогут зарегистрировать кассу в налоговой.

Об авторе
Андрей Завьялов — вождь компании Кнопка. Заработал лысину, степень MBA и огромный опыт в b2c и b2b продажах. Любит играть в хоккей и водить по морю яхты.
Мы используем cookie-файлы и сервисы аналитики, чтобы помнить о ваших предпочтениях, оценивать эффективность наших рекламных кампаний и улучшать работу сайта. Выбирая «Принимаю», вы даёте согласие на использование файлов cookie.